○山武郡市環境衛生組合個人番号関係事務取扱規程
平成29年3月2日
訓令第1号
目次
第1章 総則(第1条―第3条)
第2章 管理体制(第4条―第13条)
第3章 個人番号の収集、利用等(第14条―第18条)
第4章 特定個人情報の保管、管理等(第19条―第22条)
第5章 特定個人情報の提供等(第23条―第25条)
第6章 廃棄及び消去(第26条・第27条)
第7章 所管官庁等への報告(第28条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第9条第3項の規定により、番号法第2条第10項に定める個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う個人番号関係事務の処理に関し、山武郡市環境衛生組合(以下「組合」という。)における特定個人情報の適正な取扱いの確保に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 個人情報 山武郡市環境衛生組合個人情報保護条例(平成29年条例第2号。以下「個人情報保護条例」という。)第2条第1号に規定する個人情報をいう。
(2) 個人番号 番号法第2条第5項に定めるものをいう。
(3) 特定個人情報 番号法第2条第8項に定めるものをいう。
(4) 情報システム 組合の機関において管理する個人情報を含む情報のデータベースの集合物であって、特定の個人情報について電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したものをいう。
(5) 特定個人情報ファイル 個人番号をその内容に含む個人情報を記録した電子ファイルをいう。
(6) 個人番号関係事務 第4条に定める個人番号を取り扱う事務をいう。
(7) 特定個人情報保護責任者 組合の機関における特定個人情報の取扱いに関し適切に個人番号関係事務が実施されることを推進し総括するために置くものとし、事務長の職にあるものを充てる。
(8) 個人番号関係事務実施者 組合において、個人番号の収集から報告まで及び保管並びに廃棄の手続に関し個人番号関係事務を処理する事務取扱担当者をいう。
(適用)
第3条 この規程は、前条第6号に定める個人番号関係事務において、その処理に従事する個人番号関係事務実施者に対し適用する。
第2章 管理体制
(個人番号関係事務の事務範囲)
第4条 組合において特定個人情報を取り扱う個人番号関係事務は、次の各号に掲げる事務に限定する。
(1) 一般職の職員に対する給与所得の源泉徴収票及び支払調書並びに健康保険、厚生年金保険、雇用保険その他の届出に関する書類に当該本人及び扶養者の個人番号を記載して、税務署、当該本人が居住する市町村の行政機関及び健康保険組合等番号法により指定された機関(以下これらを「指定行政機関」という。)に提出する事務
(2) 組合議会の議員及び非常勤の特別職の職員等前号の適用を受けない者に対する報酬及び賃金支払の源泉徴収票及び支払調書の書類に当該本人及び扶養者の個人番号を記載して、指定行政機関に提出する事務
(3) 前2号に付随して行う扶養控除申告書の受理、個人番号を記載した書類の受領その他の事務
(4) 一般職の職員の配偶者の国民年金第3号被保険者の届出に関する書類に当該配偶者の個人番号を記載して指定行政機関に提出する事務
(5) 講師その他の契約に伴う債務により支払われる報償金、謝礼その他の支払調書に当該本人の個人番号を記載して、指定行政機関に提出する事務及びそれに付随して行う個人番号を記載した書類の受領その他の事務
(特定個人情報保護責任者)
第5条 特定個人情報保護責任者は、次の各号に掲げる業務を行うものとする。
(1) 職員への基本方針の周知
(2) 前条に規定する個人番号関係事務の実施に当たり、当該事務の実施者の監督及び指導
(3) 特定個人情報の取扱いを管理する上で必要とされる事案の承認
(4) 特定個人情報に関する安全対策の推進
(5) 事故発生時の対応策の実施
(事務取扱担当係)
第6条 組合における個人番号関係事務を担当する部署は、庶務係とする。
(事務取扱担当者)
第7条 前条に規定する部署において、特定個人情報保護責任者が個人番号関係事務を処理するために特に指名した者をもって事務取扱担当者とする。
2 事務取扱担当者は、特定個人情報を取り扱う情報システムを適切に管理し、利用権限のない者には使用させてはならない。
3 個人番号関係事務実施者は、特定個人情報の取扱状況を明確にするため、取扱記録を作成し、適宜保管する。
(特定個人情報の保管等)
第8条 事務取扱担当者は特定個人情報保護責任者の指示に従い、特定個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管する(以下「保管庫等」という。)とともに、鍵付きキャビネット等への保管、施錠等を行う。
(個人番号関係事務実施者への教育)
第9条 組合は、個人番号関係事務実施者に対して定期的な番号法に関する制度理解の研修若しくは特定個人情報の取扱いに関する研修を実施し、又は必要な情報提供等を行い、特定個人情報の適正な取扱いを図るものとする。
(個人番号関係事務実施者の監督)
第10条 組合は、個人番号関係事務実施者が特定個人情報を取り扱うに当たり、必要かつ適切な監督を行うものとする。
(特定個人情報の取扱状況の確認)
第11条 特定個人情報保護責任者は、組合における特定個人情報の取扱いが関係法令、この規程に基づき適正に運用されていることを定期的に確認するために必要な範囲内で報告を行わせることができる。
2 特定個人情報保護責任者は特定個人情報の取扱記録の内容を定期的に確認し、年1回その安全管理措置の実施状況を管理者に報告するものとする。
(管理体制の見直し)
第12条 組合は、必要に応じて特定個人情報の取扱いに関する諸施策について見直しを行い、管理体制の改善を図るものとする。
(苦情等への対応)
第13条 組合は、個人番号関係事務その他の特定個人情報の取扱いに関する苦情があった場合は、速やかにこれを調査し、適切に対応する。
2 特定個人情報保護責任者は、前項の対応を実施するために必要な措置及び管理体制その他の対策を立案し実施するものとする。
第3章 個人番号の収集、利用等
(個人番号の収集、提供の求め)
第14条 組合は、個人番号関係事務を処理するために必要がある場合に限り、第4条各号に規定する当該本人(以下「職員等」という。)に対して個人番号の提供を求め、これを収集することができる。
2 個人番号の収集及び提供を求める時期は、原則として個人番号関係事務が発生したときとする。
(本人確認)
第15条 組合は、前条の規定により職員等から個人番号の提供を受けたときは、関係法令等に基づき本人確認を行うものとする。
2 職員等から書面の送付により個人番号の提供を受けるときは、併せて本人確認に必要な書面又はその写しの提出を求めるものとする。
(本人確認書類の保存)
第16条 前条第2項の規定により、提出された本人確認書類は、当該個人番号関係事務が終了するまでの間又は法定保存期間が終了するまでの間、これを適切に保存する。
(個人番号の利用)
第17条 組合は、個人番号関係事務を処理するために必要な場合に限り、個人番号を利用するものとする。この場合において、たとえ本人の同意があったとしても、収集した個人番号関係事務の利用目的を超えて個人番号を利用してはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第18条 組合は、個人番号関係事務を処理するために必要な場合に限り、特定個人情報ファイルを作成するものとする。
2 特定個人情報ファイルには、アクセス制限を行うためパスワードを付与する等の保護措置を講じた上で適切に保存する。
第4章 特定個人情報の保管、管理等
(特定個人情報の保管)
第19条 組合は、個人番号関係事務の処理が終了するまでの間又は所管法令等により保存期間が経過するまでの間、収集した特定個人情報を指定された保管庫等において保管する。
2 個人番号関係事務に用いる機器は、特定個人情報を取り扱う情報システム及び特定個人情報ファイルを記録する機器とし、特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の安全管理の確保のため、次の各号に掲げる方法により保管又は管理する。
(1) 個人番号関係事務に用いる機器は、施錠できるキャビネット等に保管するか、又は盗難防止用のセキュリティワイヤー等により固定する。
(2) 特定個人情報を含む書類は、施錠できるキャビネット等に保管する。
(3) 特定個人情報ファイルは、前条第2項に定めるパスワードによる保護措置を講じた上でこれを保存し、当該パスワードを適切に管理する。
(4) 特定個人情報を含む書類であって、法定保存期間を有するものは、期間経過後速やかに廃棄することを念頭に保管する。
3 特定個人情報を含む書類であって、法定保存期間経過後も引き続き当該書類を保管するものは、個人番号に係る部分をマスキング又は消去した上で保管する。
(情報システムの管理)
第20条 組合において使用する情報システムにおいて特定個人情報を取り扱うときは、次の各号に掲げる方法により管理する。
(1) 特定個人情報保護責任者は、情報システムを使用して個人番号を取り扱う事務を処理するときは、ユーザIDに付与されるアクセス権により使用できる者を限定する。
(2) 事務取扱担当者は、情報システムを取り扱う上で、正当なアクセス権を有する者であることを確認するため、ユーザID、パスワード等により認証する。
(外部からの不正アクセスの防止)
第21条 事務取扱担当者は、情報システムをスタンドアローンで使用し、外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する措置を講ずるものとする。
(特定個人情報の持出し等)
第22条 組合において保有する特定個人情報は、原則として取扱担当係内においての利用に限るものとする。ただし、緊急又はやむを得ない場合として特定個人情報保護責任者が必要と認めるときは、特定個人情報を含む書類を持ち出すことができるものとし、外部から容易に閲覧されないよう封筒に入れる等の措置を講ずるものとする。
2 前項ただし書により、特定個人情報を持ち出すときは、管理簿に記録して、特定個人情報保護責任者の承認を得なければならない。
第5章 特定個人情報の提供等
(特定個人情報の提供)
第23条 組合にて保有する特定個人情報の提供は、第4条に規定する個人番号関係事務の処理において利用するもののほか、これを禁止する。
(開示及び訂正)
第24条 組合にて保有する特定個人情報については、当該本人に対し、適法かつ合理的な範囲に限り開示することとし、特定個人情報の本人より訂正の申出があったときは、速やかに対応する。
(第三者への提供の停止)
第25条 特定個人情報が違法に第三者に提供されていることを知った本人からその提供の停止が求められた場合であって、その求めに正当な理由があることが判明したときは、第三者への提供を停止しなければならない。
第6章 廃棄及び消去
(1) 特定個人情報を含む書類の廃棄は、焼却又は熔解等の復元不可能な手法により廃棄する。
(2) 特定個人情報ファイルは、完全削除ソフトウェア等により完全に消去する。
(3) 特定個人情報を含む外部記録等の磁気媒体記録は、当該記録媒体を物理的な措置により破壊する等により廃棄する。
(廃棄の記録)
第27条 特定個人情報を廃棄又は消去したときは、廃棄等を証明する記録等を保存する。
第7章 所管官庁等への報告
第28条 特定個人情報保護責任者は、特定個人情報の漏えいのおそれを把握したときは、直ちに管理者及び所管官庁に報告しなければならない。
附則
この訓令は、平成29年4月1日から施行する。