○山武郡市環境衛生組合文書管理規程
平成30年10月2日
訓令第5号
目次
第1章 総則(第1条―第12条)
第2章 文書の収受及び配布(第13条―第15条)
第3章 文書の処理(第16条―第28条)
第4章 文書の施行(第29条―第32条)
第5章 文書の保管及び保存(第33条―第42条)
第6章 補則(第43条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、山武郡市環境衛生組合(以下「組合」という。)においての文書の収受、処理、施行、保管、保存その他文書の取扱いに関し、法令その他別に定めのあるもののほか、必要な事項を定めるものとする。
(1) 所属 山武郡市環境衛生組合の組織及び処務に関する規則(平成30年規則第7号)第2条に規定する係をいう。
(2) 所管係 当該文書に係る事務を掌握する係をいう。
(3) 係統括者 係の事務を取り扱う者の中で職務の級が最上位である者。ただし、職位の級が最上位である者が複数存在する場合は、在職期間が長い者
(4) 文書 組合の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録)であって、職員が組織的に用いるものとして、保有しているものをいう。ただし、刊行物、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売し、又は頒布することを目的として発行されるものを除く。
(5) 電子文書 文書のうち電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(6) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(7) 文書ファイル 相互に密接な関連を有する文書等(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物にまとめたものをいう。
(8) 完結文書 施行を要する文書で施行が終わったもの、施行を要しない文書で決裁が終わったもの、供覧によって完結する文書で供覧が終わったものその他これらに準ずる手続の終わったものをいう。
(9) 保管文書 完結文書で当該文書の施行年度又は施行年の終了後1年を経過するまでの間(以下「保管期間」という。)、所管係において保管するものをいう。
(10) 保存文書 保管期間の終了した文書で、引き続き保存するものをいう。
(11) 回議 起案文書の内容について、起案者の直属系統の上司の承認を受ける手続をいう。
(12) 合議 起案文書の内容が、他の係の事務に関係のある場合において、当該他の係の係統括者の同意を受ける手続をいう。
(文書事務取扱の原則)
第3条 事務の処理は、文書によることを原則とする。
2 文書は、正確、迅速かつ丁寧に取扱い、常に事務処理の経過を明らかにし、事務を適正かつ効率的に施行しなければならない。
(事務長の職務)
第4条 事務長は、文書に関する事務(以下「文書事務」という。)の全般を統括する。
2 事務長は、所属における文書事務の取扱状況に関して随時調査し、文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう指導しなければならない。
(文書取扱主任等の設置)
第5条 所属に文書取扱主任及び文書担当者を置く。ただし、事務長が適当と認めたときは、この限りでない。
2 文書取扱主任及び文書担当者は、事務長が指定する。
(文書取扱主任の職務)
第6条 文書取扱主任は、係統括者をもって充てる。
2 文書取扱主任は、次の各号に掲げる職務について職員を指揮し、又は事務を処理する。
(1) 文書の審査に関すること。
(2) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(3) 文書の分類及び保存期間に関すること。
(4) 文書の整理、保管、引継ぎ、保存及び廃棄に関すること。
(5) 文書事務の適正な処理に関する指導及び改善に関すること。
(6) 前各号に掲げるもののほか、文書事務の処理に関し必要なこと。
(文書担当者の職務)
第7条 文書担当者は、所管する係の職員(文書取扱主任を除く。)のうちから指名する。
(文書ファイルの作成)
第8条 全ての文書等は、能率的な事務又は事情の処理及び文書等の適切な保存に資するよう、単独で管理することが適当であると認められる文書等を除き、適時に、文書ファイルにしなければならない。
2 文書ファイルは、別に定めるところにより分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。
(文書の種類)
第9条 文書のうち令達文書は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 規約 地方自治法(昭和22年法律第67号)第287条の規定により制定するもの
(2) 条例 地方自治法第14条の規定により制定するもの
(3) 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの
(4) 訓令 所属の機関又はその職員に職務に関し命令するもの
(5) 公示
ア 告示 法令又は権限に基づいて、住民の権利義務に関係のある事項を一般に周知するもの
イ 公告 一定の事実を一般に周知させるもの
(6) 指令 申請、願等に基づき相手方に対し、許可し、認可し、又はある行為を命令し、若しくは指示するもの
(7) 達 特定の相手方に対し、申請、願等に基づかず特定の事項を命令し、禁止し、停止し、又は既に与えた許可、認可等を取り消すもの
(1) 通達 上級行政機関が下級行政機関に対し、又は上司が所属職員に対し、職務の運営上の細目的事項、法令の解釈、運用方針等を指示するもの
(2) 通知 相手方に事実を知らせるもの
(3) 依頼 相手方に対し、その義務に属さない一定の事項を行うことを求めるもの
(4) 照会 相手方に対し、一定の事項を問い合わせるもの
(5) 回答 照会、依頼、協議等に対し、応答するもの
(6) 報告 義務を前提として上司又は上級行政機関に対し、事件その他について、事実、経過等を知らせるもの
(7) 送付 相手方に対し、文書、物品等を到達させるもの
(8) 協議 相手方に対し、一定の事項に関して相談をし、若しくは打合せをし、又は了解若しくは同意を求めるもの
(9) 申請 私人が行政機関に対し、又は下級行政機関が上級行政機関に対し、許可、認可、承認、補助その他一定の行為を求めるもの
(10) 進達 申請書、願書等を上級行政機関に取り次ぐもの
(11) 副申 他の行政機関に取り次ぐ申請書、願書等に意見を付するもの
(12) 諮問 行政機関が附属機関その他の機関に対し、一定の事項について意見を求めるもの
(13) 答申 諮問を受けた機関が、その諮問を受けた事項について意見を述べるもの
(14) 建議 附属機関その他の機関がその属する行政機関又はその他の関係機関に対し、将来の行為に関して意見を述べるもの
(15) 願 職員が上司に対し、又は住民が行政機関に対し、軽易な行為を求めるもの
(16) 届 法令又は行政機関の命令に基づいて、事前又は事後に一定の事実を届け出るもの
(17) 上申 職員が上司に対して、又は下級機関が上級機関に対して事実、意見を申し述べるもの
(18) 内申 主として行政機関の内部における人事に関する事項について、上申するもの
(19) 勧告 権限に基づき、特定の事項について相手方に一定の行為をすること又はしないことを勧めるもの
(20) 伺 事案の処理に当たり、決裁権を有する者の意思決定を受けるためのもの
(21) 復命 上司から命ぜられた事項について、その内容、結果等を報告するもの
(22) 証明 特定の事実、事実の真正又は法律関係の有無を公に証するもの
(23) 契約 意思表示の合致した内容を表示し、証するため相手方と取り交わすもの
(24) 辞令 任免、給与等の人事上の異動について通知するもの
(25) 表彰 相手方の功績等をたたえるためのもの
(文書の記号及び番号)
第10条 施行する文書には、文書記号、文書番号及び日付を付して処理しなければならない。
(1) 条例 山武郡市環境衛生組合条例
(2) 規則 山武郡市環境衛生組合規則
(3) 告示 山武郡市環境衛生組合告示
(4) 公告 山武郡市環境衛生組合公告
(5) 訓令 山武郡市環境衛生組合訓令
(6) 指令 山武郡市環境衛生組合指令
(7) 達 山武郡市環境衛生組合達
3 令達文書(指令及び達を除く。)の文書番号は、令達文書の種類ごとに暦年による一連番号とし(公告にあっては、文書番号を付さず暦年による管理とする。)、指令及び達の文書番号は、会計年度(以下「年度」という。)による一連番号とする。
4 令達文書の文書番号は、事務長が令達番号簿(第1号様式)により、管理するものとする。
5 一般文書の文書記号は、「山環組」とする。
6 一般文書の文書番号は、文書記号の次に年度による一連番号とし、文書整理簿(第2号様式)により事務長が管理する。
7 年度内の同一事件の文書については、同一の文書番号を用いることができる。
8 同一種類の文書のうち同一件名の文書については、あらかじめ、同一件名のものごとに一の番号を定め、当該文書番号ごとに枝番号を表示することができる。
(1) 証明、表彰、辞令等に関する文書
(2) 軽易な文書
(3) 法令等の規定により文書整理簿に代わるものに記載することとされている文書
(4) 前3号に掲げるもののほか、事務長が適当と認める文書
(文書の形式)
第11条 文書は、次の各号に掲げるものを除き、全て左横書きによるものとする。
(1) 規約(山武郡市環境衛生組合規約(昭和41年千葉県指令第1251号の1)を除く。)
(2) 法令の規定により別段の定めあるもの
(3) 他の官公庁の定めにより異なった形式とされているもの
(4) 表彰文、祝辞、弔辞その他横書きすることが不適当であるもの
2 文書の書式は、別に定めるものを除き千葉県における文書の例による。
(文書の庁外持ち出し)
第12条 文書は、庁舎の外に持ち出してはならない。ただし、事務長の許可を受けたときは、この限りでない。
第2章 文書の収受及び配布
(到達文書の取扱い)
第13条 組合に到達した文書その他これらに類する物品(以下「文書等」という。)は、全て庶務係において受領するものとする。ただし、所管係に直接到達した文書等は、当該所管係において収受することができる。
(1) 配布先の明確な文書等は閉封のまま、不明確な文書にあってはこれを開封し、配布先を確認したうえで、所管係に配布するものとする。
(2) 係をまたいで関係のある文書等においては、庶務係において最も関係の深いと認められる係に配布するものとする。
(3) 親展、秘密その他これらに類する表示のある文書(以下「親展文書」という。)は、閉封のまま封筒の余白に文書等収受印を押印し、かつ、文書整理簿に登録した後、親展文書の名宛人又は所管係に配布するものとする。
(4) 当該文書等のうち、書留、配達証明、内容証明及び特別送達の特殊取扱郵便によるもの並びに現金、有価証券等が添付してあるときは、所管係の職員の確認を受けた後、配布するものとする。
3 前項の配布は、全て即日に行うものとする。ただし、即日の配布が困難なときは、当該文書等を厳重に保管し、翌日に配布するものとする。
(所管係での文書の収受)
第14条 文書取扱主任は、配布を受けた文書等又は直接所管係において受領した文書等を次の各号に掲げるところにより処理しなければならない。ただし、書籍、刊行物その他これらに類するものについては、この限りでない。
(1) 開封せずに配布された文書等及び直接所管係において収受した文書等は、直ちに開封し、当該文書の余白に文書等収受印を押印すること。
(2) 保存期間が1年以上の文書等を収受したときは、文書整理簿に登録し、かつ文書番号を記入するものとする。ただし、軽易な文書については、文書整理簿への登載を省略することができる。
(勤務時間外に到達した文書等の収受等)
第15条 勤務時間外に到達した文書等を職員等が収受した場合は、庶務係に引き継ぐものとする。
第3章 文書の処理
(文書処理の原則)
第16条 文書取扱主任は、当該文書に係る処理方針及び処理期限を示し、文書の迅速な処理を図るとともに、事案が完結に至るまでの文書処理の経過を明らかにしておかなければならない。
(文書の起案)
第17条 職員は、収受文書の処理その他その担任事務について処理すべき事案があるときは、法令その他別に定めがあるものを除き、起案用紙(第4号様式)によりその処理案を起案し、収受文書によるものはその文書を添付して記名押印のうえ上司の決裁を受けなければならない。ただし、定例的又は軽易な事案であって、所管の係統括者が適当と認めるものについては、当該文書の余白又は帳票に処分案を記載し、処理することができる。
(供覧)
第18条 収受文書で起案による処理を必要としないもの又は報告書、復命書その他の意思決定を行う必要がない文書等であって、上司及び関係する事務を担当する職員にその内容を周知しなければならないものについては、当該文書等を当該上司又は職員に供覧するものとする。
(起案の要領)
第19条 文書の起案は、起案をする者(以下「起案者」という。)が次の各号に掲げるところにより、簡明かつ平易に行わなければならない。
(1) 起案する文書(以下「起案文書」という。)には、全て件名を付し、保存期間、起案年月日、起案者、起案理由等に関する事項、関係する法令等の規定その他必要事項を記載し、かつ、関係書類を年月日順に一括して添付しなければならない。ただし、定例的又は軽易なものについては、これらを省略することができる。
(2) 起案者は、起案文書の決裁が終わったときは、当該起案文書及び文書整理簿に決裁年月日、施行年月日その他必要な事項を記載しなければならない。
第20条 削除
(文書の発信者名)
第21条 施行する文書の発信者名は、全てその権限を有する者の名を用いなければならない。ただし、法令等の規定に定めがある場合又は文書の性質若しくは内容により特に必要がある場合は、組合名、事務長名等を用いることができる。
2 前項の発信者名は、組合名を用いる場合を除き、職氏名を表示するものとする。ただし、その内容により氏名を省略することができる。
(回議)
第22条 起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議しなければならない。審査又は決裁したときは、当該起案文書の決裁欄に押印するものとする。
2 起案文書の記載事項を修正したときは、当該修正をした者は、その箇所に修正した旨の表示をしなければならない。
(合議)
第23条 前条第1項の回議を経てから、当該起案文書を関係する係統括者に合議しなければならない。
2 前項の場合において、合議を受けた者が、当該事案に対して異議があるときは、協議して調整するものとし、協議が整わないときは、その旨を付して決裁を受けなければならない。
(重要文書等の回議又は合議)
第24条 起案の内容が重要若しくは異例なもの、秘密の取扱いを要するもの又は至急の施行を要するものは、起案者又はその上位の職にある者が当該起案文書を持ち回って回議又は合議をしなければならない。
(文書取扱主任の文書審査)
第25条 文書取扱主任は、次の各号に掲げる事項について起案文書の文書審査を行うものとする。
(1) 起案文書の形、用語、用字の適否
(2) 法令等の規定の適用の適否
(3) その他起案文書を施行する上で必要と認められる事項
(修正又は廃案)
第26条 回議又は合議の過程で、重大な修正のあったとき、又は廃案になったときは、関係者にその旨を通知し、又は再び回議若しくは合議を行わなければならない。
(代決の表示)
第27条 回議又は合議の過程で代決した者は、その者の認印の左上に「代」の文字を記載しなければならない。
(特殊取扱の表示等)
第28条 起案文書には、事案の性質により「公布」、「告示」、「公印省略」等を特殊取扱欄に記載するものとする。
2 急施を要する起案文書については、他の文書と容易に見分けられるように、至急と記した付箋を起案文書の上部に貼付するものとする。
第4章 文書の施行
(決裁文書の取扱い)
第29条 起案者は、決裁の終わった起案文書(以下「決裁文書」という。)を次の各号に掲げるところにより処理するものとする。
(1) 決裁文書に所定事項を記入し、併せて施行の手続をする。
(2) 施行する文書は、浄書し、浄書後直ちに決裁文書と照合する。
(施行日)
第30条 文書の施行の日は、法令その他別に定めがあるものを除き、発送又は送達の日とする。
2 前項の施行の日は、名あて人に到達させなければならない日を考慮して決定しなければならない。
(1) 条例、規則、告示、公示及び訓令に係るもの
(2) 第10条第9項に規定する文書記号又は文書番号を付さずに処理できる文書に係るもの
(公印の押印等)
第31条 施行する文書には公印を押印し、必要に応じて決裁文書と契印しなければならない。
2 第32条第1項の規定により電気通信回線を利用して発送する電子文書は、公印の押印に代えて、電子署名を付与することができる。
3 前2項に定めるもののほか、公印の使用については、山武郡市環境衛生組合公印規程(平成30年訓令第3号)の定めるところによる。
(発送の手続)
第32条 文書の発送は、郵送を原則とし、所管係において行うものとする。ただし、所管係の係統括者が郵送によらないことが適当と認めるときは、電気通信回線により発送することができる。
2 郵送によるものは所定の封筒を使用し、封筒の表面に宛名、所管係名等必要な事項を記入し発送するものとする。また、書留、親展、内容証明等特殊な取扱いを要するものは、それらの別を表示しなければならない。
3 郵便切手又は官製はがきを使用した場合は、郵便切手等受払簿(第5号様式)に必要な事項を記載しなければならない。
第5章 文書の保管及び保存
(文書の整理等)
第33条 文書は、常に系統的に分類して整理し、必要なときに、直ちに、取り出せるよう保管しておかなければならない。
2 文書は、年度を単位として整理するものとする。ただし、令達文書、議会に関する文書その他のもので暦年によることが適当と事務長が認める文書は、暦年により整理することができる。
(ファイル基準表の作成)
第34条 所管係の係統括者は、毎年度3月31日現在における当該年度に係る文書のファイル基準表(第6号様式)を作成しなければならない。
2 所管係の係統括者は、前項の規定によりファイル基準表を作成したときは、事務長に提出しなければならない。
(文書の保存期間及び保存期間の基準)
第35条 文書の保存期間は、永年、10年、5年及び1年とする。ただし、永年であっても20年を経過し、かつ、保存の必要がないと認められる文書については、必要に応じ廃棄し、又は保存年限を変更することができる。
2 一時的又は補助的な公文書については、保存期間を設定しないことができるものとする。
3 文書の保存期間の基準は、別表に定めるとおりとする。
(保存期間の起算)
第36条 文書の保存期間は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算するものとする。ただし、暦年による文書の保存期間は、当該文書の完結した日の属する年の翌年の4月1日から起算するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、出納整理期間内において施行する前年度に係る会計伝票類の文書の保存期間は、当該前年度に帰属する文書とみなして起算するものとする。
(文書の保管)
第37条 文書ファイルは、当該文書ファイルの年度の翌年度まで、所管係において整理し所定の場所に保管しなければならない。
2 所管係の係統括者は、完結文書のうち年度を超えて使用する文書で使用頻度が特に高いものその他特別の事情があるものを必要と認める期間、当該年度に属するものとみなして取扱うことができる。
(文書の保存)
第38条 所管係の係統括者は、毎年度4月末日までに、保管期間が経過した文書ファイルを、保存期間別に整理区分し、文書保存庫(以下「文書庫」という。)に収納しなければならない。ただし、常時使用する等の特別の理由によりあらかじめ事務長の承認を受けた文書ファイルについては、次の各号に掲げるところにより常用文書として主管係で保存することができる。
(1) 当該文書に常用と記載すること。
(2) ファイル基準表の備考欄に常用と記載すること。
2 所管係の係統括者は、文書目録簿(第7号様式)を作成し、事務長に提出しなければならない。
3 第1項の文書庫は、所定のものを用いるものとし、その表面に保存に係る事務長が定める必要な事項を記載しなければならない。
(保存文書の管理)
第39条 所管係の係統括者は、毎年度において、前条第1項の規定により文書庫に収納した保存文書を所管係所定の場所において、適正に管理しなければならない。ただし、事務長が必要と認めるときは、所定以外の場所で保存文書を管理することができる。
(保存文書の閲覧及び借覧)
第40条 所管係以外の者が保存文書の閲覧又は借覧をしようとするときは、当該保存文書の所管係の係統括者の承認を受けなければならない。
(文書の廃棄)
第41条 所管係の係統括者は、保存期間の経過した保存文書及び保管文書を調査の上、廃棄するものとする。ただし、この場合において、所管係の係統括者は、保存文書の廃棄の適否について事務長の承認を得なければならない。
2 前項の規定により文書を廃棄したときは、保存文書目録簿にその旨を記載しなければならない。
3 文書の廃棄方法は、溶解、焼却、裁断その他適当な方法により、これを行わなければならない。
4 第1項の規定による調査は、1年につき1回以上行うものとする。
(保存期間の延長等)
第42条 所管係の係統括者は、保存期間が経過した保存文書のうち更に保存期間を延長する必要があると認めるものについて、事務長の承認を得て、当該保存文書の保存期間を延長することができる。
2 事務長と所管係の係統括者は、合議して適当と認めるときは、保存期間の経過した文書のうち、歴史的な価値があると認める文書を特別の管理の下に置くことができる。
第6章 補則
(補則)
第43条 この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
(旧様式等の使用)
2 この訓令施行の際現に使用している帳簿・帳票等は、当分の間、使用することができる。
附則(令和2年3月25日訓令第6号)
(施行期日)
1 この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
(旧様式等の使用)
2 この訓令施行の際現に使用している様式は、当分の間、使用することができる。
附則(令和3年3月22日訓令第3号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和3年11月11日訓令第19号)
この訓令は、令和3年11月22日から施行する。
別表(第35条関係)
保存期間 | 保存の基準 |
永年 | 1 規約、条例、規則、公示、訓令その他将来の例証となるべき文書の制定、改廃及び解釈運用に関するもの |
2 組合議会の議案、会議録及び議決等に関するもの | |
3 組合の総合的な計画、重要な事業計画及びその実施に関するもの | |
4 訴訟及び行政不服審査に関するもの | |
5 歳入歳出予算及び決算に関する重要なもの | |
6 組合債及び組合債償還に関するもの | |
7 公有財産の取得、処分、公の施設の設置及び廃止等に関するもの | |
8 工事に係る図書等で特に重要なもの | |
9 会議録等で特に将来の例証となる重要なもの | |
10 特別職の事務引継に関するもの | |
11 職員の任免、賞罰及び履歴等人事に関する重要なもの | |
12 恩給、年金、公務災害補償等の認定に関するもの | |
13 文書のファイル基準表及び保存文書目録 | |
14 所轄行政庁の通達等で将来参考となる重要書類 | |
15 調査及び統計に関する文書で特に重要なもの | |
16 重要な機関の設置及び廃止に関するもの | |
17 法律関係が10年を超える許可、認可、免許、登録、証明、認定等の行政処分に関するもの | |
18 法律関係が10年を超える覚書、協定その他権利義務に関するもの | |
19 法律関係が10年を超える貸付金、補助金、利子補給金等に関するもの | |
20 その他10年を超えて保存する必要があるもの | |
10年 | 1 組合議会に関するもので永久保存の必要がないもの |
2 陳情、請願等に関する重要なもの | |
3 出納に関する帳票及び証拠書類 | |
4 財産の管理に関する文書 | |
5 歳入歳出予算及び決算に関するもの | |
6 請負、業務委託その他重要な契約書 | |
7 職員の人事、給与、諸手当に関するもの | |
8 附属機関等に係る諮問、答申等に関する文書 | |
9 法律関係が5年を超える許可、認可、免許、登録、証明、認定等の行政処分に関する文書 | |
10 法律関係が5年を超える覚書、協定その他権利義務に関するもの | |
11 法律関係が5年を超える貸付金、補助金、利子補給金等に関するもの | |
12 その他10年間保存の必要があるもの | |
5年 | 1 行政事務の計画、調査、研究、統計及び報告に関するもの |
2 重要な会議等に関するもの | |
3 管理職員の事務引継書 | |
4 非常勤職員及び臨時職員等の雇用に関するもの | |
5 各種日報に関するもの | |
6 照会、回答その他往復文書で重要なもの | |
7 職員の研修に関する文書 | |
8 服務整理票及び超過勤務命令簿等の人事記録に関するもの | |
9 職員の勤務の実態を証する文書(出勤簿を含む。) | |
10 文書整理簿 | |
11 監査、検査及び事務指導に関するもの | |
12 法律関係が1年を超える許可、認可、免許、登録、証明、認定等の行政処分に関する文書 | |
13 法律関係が1年を超える覚書、協定その他権利義務に関するもの | |
14 法律関係が1年を超える貸付金、補助金、利子補給金等に関するもの | |
15 その他5年間保存の必要があるもの | |
1年 | 1 照会、回答、通知等の文書で軽易なもの |
2 軽易な庁内管理に関する文書 | |
3 その他1年間保存する必要があるもの |
